Yönetim devrinde hangi belgeler devralınır?

Yönetim değişikliğinde en çok kaybedilen şey para değil, kayıttır. Devir tutanağına yazılmayan her belge, birkaç ay sonra "bizden önce böyleydi" cümlesine dönüşür. Aşağıdaki liste, bir sitenin yönetimini devralırken kalem kalem istenen ve tutanağa geçirilen belgelerdir.

1. Defterler

• Karar defteri — noterden tasdikli olmalıdır. Kat malikleri kurulu kararları buraya yazılır ve toplantıda bulunanlarca imzalanır (m.32). Devirde son sayfa numarası ve son kararın tarihi tutanağa yazılır.
• Giderler ve belge dosyası — kanuna göre yönetici bütün giderleri karar defterine tarih sırasıyla yazar; giderlerin belgelerini ve diğer bütün belgeleri bir dosyada saklar (m.36). Uygulamada gelir ve giderler ayrıca bir işletme defterine de işlenir; kanun bunu ayrıca öngörmez. Devirde belge dosyası, tutulmuşsa işletme defteriyle birlikte teslim alınır.
• Yönetim planı — sitenin anayasasıdır; aidat paylaşımından toplantı usulüne kadar özel hükümleri burada aranır.

2. Mali kayıtlar

• Yürürlükteki işletme projesi ve tebliğ belgeleri.
• Bağımsız bölüm bazında borç-alacak dökümü: ana para ve gecikme tazminatı ayrı.
• Son bir yılın banka hesap ekstresi, kasa mevcudu ve devir tarihi itibarıyla bakiye tutanağı.
• Ödenmemiş faturalar ve vadesi gelmemiş taahhütler.
• Devam eden icra takipleri: dosya numaraları, hangi aşamada oldukları, varsa vekâletname.

Banka hesabının devri genellikle en çok vakit alan kalemdir. Yeni yönetici atama kararının noter onaylı örneği ve imza sirküleri hazır değilse, süreç iki üç haftaya yayılabilir; bu sürede aidat tahsilatının kesintiye uğramaması için geçici bir tahsilat yöntemi kurul kararına bağlanmalıdır.

3. Personel

• Özlük dosyaları, iş sözleşmeleri, SGK işyeri sicil bilgileri.
• Son üç ayın bordroları ve SGK bildirgeleri.
• Kıdem ve ihbar tazminatı karşılıkları — devir tarihindeki tutar hesaplanıp tutanağa yazılır.
• Kullanılan / devreden yıllık izin bakiyeleri.

Kıdem karşılığı devirde en sık atlanan kalemdir. Karşılığı gösterilmeyen bir kıdem yükü, personel ayrıldığı gün bütçeyi tek kalemde bozar.

4. Teknik dosya

• Asansör periyodik kontrol raporları ve bakım sözleşmesi.
• Yangın algılama / söndürme sistemi bakım kayıtları.
• Jeneratör, hidrofor, ısı merkezi bakım geçmişi ve garanti belgeleri.
• Ortak alan sigorta poliçeleri ve yenileme tarihleri.
• Varsa yapı kullanma izni, proje ve as-built çizimler.

5. Demirbaş listesi

Ortak alandaki her taşınır kalem — kamera kayıt cihazı, bahçe ekipmanı, temizlik makineleri, mobilyalar — marka, model ve adet olarak sayılır. Liste iki tarafça imzalanır. Fotoğraflı bir ek, sonraki tartışmaların çoğunu baştan bitirir.

6. Sözleşmeler ve abonelikler

• Temizlik, güvenlik, peyzaj, asansör bakım sözleşmeleri: süre, fesih ihbar süresi, cezai şart.
• Elektrik, su, doğalgaz abonelikleri ve güvence bedelleri.
• İnternet, kamera ve otopark sistemi abonelikleri.

Fesih ihbar sürelerine özellikle bakılır: bir yıllık otomatik uzayan bir sözleşme, devirden bir hafta sonra fark edildiğinde yeni yönetimin elini bir yıl bağlar.

Devir tutanağı nasıl olmalı?

Devralınan her belge sayı ve tarihle yazılır; devralınamayan her belge "teslim edilmedi" şerhiyle ayrıca yazılır.

İkinci kısım birincisinden önemlidir. Eksik teslim edilen bir karar defteri ya da eksik bir belge dosyası, tutanağa geçtiği anda yeni yönetimin sorumluluk alanından çıkar ve kat malikleri kurulunun önüne bir gündem maddesi olarak gelir. Kanun devir tutanağını kimin imzalayacağını düzenlemez; uygulamada tutanağın devreden ve devralan yöneticinin yanı sıra, kurul bir denetçi seçmişse denetçi tarafından da imzalanması önerilir.