Kat malikleri kurulu toplantısı nasıl yapılır?

Kat malikleri kurulu, bir sitenin en yetkili organıdır: yöneticiyi atar, işletme projesini onaylar, yönetimi denetler. Kurulda alınan bir karar usulsüz toplantıya dayanıyorsa, ne kadar yerinde olursa olsun iptal davasına açıktır. Aşağıdaki sıra, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29–33. maddelerine göre bir toplantının baştan sona nasıl hazırlanacağını anlatır.

1. Toplantı ne zaman yapılır?

Kurul yılda en az bir kez, yönetim planında yazan zamanda toplanır. Yönetim planında zaman yazılı değilse toplantı her takvim yılının ilk ayında, yani ocakta yapılır (m.29). Toplu yapılarda bu süre en geç iki yılda birdir.

Önemli bir sebep çıkarsa kurul her zaman toplanabilir. Bunun için yöneticinin, denetçinin ya da kat maliklerinin üçte birinin istemi yeterlidir.

2. Çağrı nasıl yapılır?

Olağanüstü toplantıda kanun çağrının biçimini açıkça yazar: toplantı tarihinden en az on beş gün önce, bütün kat maliklerine imza karşılığında ya da taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de belirtilerek çağrı yapılır. Yıllık olağan toplantıda da aynı özeni göstermek, sonradan çıkabilecek usul tartışmasını baştan keser.

Çağrı metninde şunlar bulunur:

• Toplantının yeri, tarihi ve saati,
• Gündem maddeleri, tek tek ve açık,
• Birinci toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantının yeri ve tarihi.

İki toplantı arasında en az yedi gün bulunmalıdır (m.29). İkinci toplantı ise ilk toplantıdan sonra en geç on beş gün içinde yapılır (m.30). Yani ikinci toplantının tarihi bu iki sınırın arasına düşmelidir.

Elden dağıtılan çağrılarda imza listesi, postayla gönderilenlerde taahhüt belgeleri toplantı dosyasında saklanır.

3. Gündemde neler olur?

Yıllık toplantının gündemi çoğu sitede aşağı yukarı aynıdır:

1. Açılış ve toplantı yeter sayısının tespiti,
2. Yöneticinin geçen yılın gelir ve giderlerine ilişkin hesabı (m.39),
3. Denetçinin raporu (m.41),
4. Yeni dönem işletme projesinin görüşülüp onaylanması (m.37),
5. Yöneticinin ve denetçinin atanması (m.34, m.41),
6. Dilek ve temenniler.

Gündemde olmayan bir konuda karar almak, o kararı tartışmaya açar. Yıl içinde çözülmesi gereken bir iş varsa, çağrıya ayrı bir madde olarak yazılmalıdır.

4. Yeter sayılar

Kurul, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. Birinci toplantıda bu sayı sağlanamazsa ikinci toplantıda karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur (m.30).

Kanun bazı kararlar için ayrıca daha yüksek sayı arar. Uygulamada en sık karşılaşılanlar:

• Yönetici atanması: kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğu (m.34).
• Ortak yerlerde faydalı yenilik ve ilave: sayı ve arsa payı çoğunluğu (m.42).
• Yönetim planının değiştirilmesi: bütün kat maliklerinin beşte dördünün oyu (m.28). Toplu yapılarda ise toplu yapı temsilciler kurulu üyelerinin temsil ettiği bağımsız bölümlerin üçte ikisinin oyu yeterlidir; bu oran 7579 sayılı Kanunla beşte dörtten üçte ikiye indirildi ve yönetim planlarının buna aykırı hükümleri uygulanmaz (m.70).
• Bir kat malikinin ortak yerlerde inşaat, onarım, tesis ya da farklı renkte dış boya yaptırması: bütün kat maliklerinin beşte dördünün yazılı rızası (m.19).

5. Oy ve vekâlet

Her kat malikinin, arsa payı ne olursa olsun bir oyu vardır. Birden fazla bağımsız bölümü olan kat maliki her bölüm için ayrı oy kullanır; ancak toplam oyu bütün oyların üçte birini geçemez. Kararın doğrudan ilgilendirdiği kat maliki görüşmede bulunabilir ama oy kullanamaz (m.31).

Kat maliki oyunu vekil aracılığıyla kullanabilir. Bir kişi, toplam oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanacak şekilde vekil olamaz; kırk ve daha az bağımsız bölümlü yapılarda bir kişi en fazla iki kat malikine vekâlet edebilir. Vekâletnameler toplantı dosyasına konur.

6. Tutanak ve karar defteri

Toplantıya katılanlar bir katılım listesine (hazirun cetveli) imza atar; uygulamada toplantıyı yönetmek için bir başkan ve yazmanlardan oluşan divan seçilir.

Kararlar, sayfaları sırayla numaralı ve noter tasdikli karar defterine yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat malikleri tarafından imzalanır. Karara karşı oy verenler gerekçelerini yazarak imzalar (m.32). Yönetici bu defteri her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırmakla yükümlüdür (m.36).

7. Karara itiraz

Karara katılıp karşı oy veren kat maliki karar tarihinden, toplantıya hiç katılmayan kat maliki kararı öğrendiği tarihten itibaren bir ay içinde, her durumda da karar tarihinden itibaren altı ay içinde sulh hukuk mahkemesinde iptal davası açabilir. Yok ya da mutlak butlanla hükümsüz sayılan kararlarda süre şartı aranmaz (m.33).

Bu sürelerin kısa olması, usule uygun bir toplantının neden önemli olduğunu da gösterir: çağrısı, gündemi ve defteri eksiksiz bir toplantının kararı, kısa sürede tartışmasız hâle gelir.

Kontrol listesi

• Toplantı tarihi yönetim planına (yoksa ocak ayına) uygun mu?
• Çağrı en az on beş gün önce, imza karşılığı ya da taahhütlü mektupla yapıldı mı?
• İkinci toplantının yeri ve tarihi çağrıda yazılı; ilk toplantıdan en az yedi, en çok on beş gün sonra mı?
• Gündem maddeleri tek tek yazıldı mı?
• Katılım listesi ve vekâletnameler dosyada mı; vekâlet sınırları aşılmadı mı?
• Kararlar noter tasdikli karar defterine yazılıp imzalandı mı?