Apartman yöneticisi nasıl seçilir, görevleri nelerdir?

"Yönetici" kelimesi çoğu apartmanda gönüllü bir komşuyu, büyük sitelerde ise profesyonel bir firmayı anlatır. Kanun ikisini ayırmaz: 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre yönetici kim olursa olsun görevleri aynıdır ve kat maliklerine karşı bir vekil gibi sorumludur (m.38). Aşağıda yöneticinin nasıl atandığı, neyi yapmak zorunda olduğu ve nasıl denetlendiği maddeleriyle anlatılıyor.

Yönetici atamak ne zaman zorunlu?

Kat malikleri yönetimi kendi aralarından ya da dışarıdan bir kişiye veya üç kişilik bir yönetim kuruluna verebilir. Yapıda sekiz ya da daha fazla bağımsız bölüm varsa yönetici atanması zorunludur (m.34).

Yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğuyla atanır ve her yıl kanuni yıllık toplantıda yeniden atanır; eski yöneticinin tekrar atanmasına engel yoktur. Kat malikleri anlaşamaz ya da bir yönetici atayamazsa, kat maliklerinden birinin başvurusu üzerine sulh mahkemesi yönetici atar. Mahkemenin atadığı yönetici altı ay geçmeden kurulca değiştirilemez.

Yöneticinin adı, soyadı, iş ve ev adresi yapının girişinde görülecek bir yere çerçeve içinde asılmalıdır. Asılmazsa yöneticiye idari para cezası verilebilir.

Kanunun saydığı görevler

Yönetim planında aksi yazmıyorsa yönetici şu işleri yapar (m.35):

• Kat malikleri kurulu kararlarını uygulamak,
• Yapının amacına uygun kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gereken önlemleri almak,
• Yapıyı sigorta ettirmek,
• Bakım, temizlik, asansör, ısıtma ve sigorta giderleri için işletme projesi onaylanıncaya kadar avans toplamak,
• Yönetimle ilgili ödemeleri kabul etmek, borçları ödemek; yetki verilmişse bağımsız bölümlerin kiralarını toplamak,
• Yapının tümünü ilgilendiren tebligatı kabul etmek,
• Bir sürenin geçmesini ya da bir hakkın kaybını önleyecek tedbirleri almak,
• Borcunu ödemeyen kat malikine karşı dava ve icra takibi açmak, kanuni ipoteği tescil ettirmek,
• Toplanan paralar için güvenilir bir bankada, yönetici sıfatı gösterilerek hesap açtırmak,
• Kat malikleri kurulunu toplantıya çağırmak,
• Asansörlerin aylık bakımını ve yıllık kontrolünü yaptırmak ve bunların ücretini ödemek.

Sekiz ya da daha fazla bağımsız bölümü olduğu hâlde yönetici atanmamış bir yapıda bu işlerin yapılmamasından kat malikleri birlikte sorumludur. Asansör kontrolü gibi güvenlikle ilgili bir işin aksaması, bu yüzden yalnızca yönetimin değil, bütün kat maliklerinin sorunudur.

Defter, belge ve işletme projesi

Yönetici, kurul kararlarını, yapılan ihtar ve tebligatları ve bütün giderleri noter tasdikli karar defterine tarih sırasıyla yazar; giderlerin belgelerini ve diğer bütün belgeleri bir dosyada saklar. Defter, her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırılır (m.36).

Yöneticinin en önemli mali görevi işletme projesidir (m.37). Proje kat malikleri kurulunda onaylanır; onaylı bir proje yoksa yönetici gecikmeden geçici bir proje hazırlar ve proje en geç üç ay içinde kurulda karara bağlanır. Ayrıntılar için işletme projesi yazımıza bakabilirsiniz.

Hesap verme ve denetim

Yönetici, yönetim planında yazılı zamanda, yazılı değilse her takvim yılının ilk ayında kurula o tarihe kadarki gelir ve giderlerin hesabını verir. Kat maliklerinin yarısı isterse, arsa payları ne olursa olsun, bu hesabın başka zamanlarda da gösterilmesi istenebilir (m.39).

Kurul yöneticiyi sürekli denetler ve haklı bir sebep çıkarsa onu her zaman değiştirebilir. Yönetim planında başka bir zaman yazılı değilse hesaplar üç ayda bir denetlenir. Denetim bir denetçiye ya da üç kişilik bir denetim kuruluna verilebilir; denetçi raporunu yılın ilk ayında kurula sunar ve rapor kat maliklerine taahhütlü mektupla gönderilir (m.41).

Ücret ve giderlere katılım

Yönetim planında ya da sözleşmede ücret yazılı olmasa bile yönetici uygun bir ücret isteyebilir (m.40). Kat malikleri arasında başka türlü bir anlaşma (örneğin yönetim planında farklı bir hüküm) yoksa yönetici ücreti kat maliklerince arsa payı oranında karşılanır (m.20).

Kat malikleri arasından atanan yöneticinin normal yönetim giderlerine katılıp katılmayacağına, katılacaksa hangi oranda katılacağına kurul karar verir. Karar alınmamışsa, yönetici görev süresince kendisine düşen normal yönetim giderlerinin yarısını ödemez (m.40).

Kat malikleri yükümlülüklerini noter ihtarına rağmen yerine getirmezse yönetici, tazminat ödemeden sözleşmesini feshedip görevden çekilebilir ve uğradığı zararı isteyebilir.

Gönüllü yönetici mi, profesyonel yönetim mi?

Kanun açısından fark yoktur; fark, bu görevlerin ne kadarının zamanında ve belgeli yapıldığındadır. Küçük bir apartmanda gönüllü bir komşu işi rahatlıkla yürütebilir. Personel çalıştıran, birden fazla asansörü, jeneratörü, havuzu olan ya da tahsilat sorunu yaşayan sitelerde ise bu listenin her maddesi ayrı bir iş yükü ve ayrı bir sorumluluk demektir.

Profesyonel yönetimi değerlendiren siteler için Manisa'da yönetim firması seçerken sorulacak soruları ve kat maliklerine giden örnek raporu hazırladık.

Kontrol listesi

• Sekiz ya da daha fazla bağımsız bölüm varsa yönetici atanmış mı?
• Atama bu yılın kanuni toplantısında, sayı ve arsa payı çoğunluğuyla yapılmış mı?
• Yöneticinin bilgileri girişte asılı mı?
• Asansörün aylık bakımı ve yıllık kontrolü yaptırılıyor mu?
• Karar defteri tutuluyor, yıl sonunda notere kapattırılıyor mu?
• Hesaplar yılın ilk ayında kurula sunuluyor, denetim düzenli yapılıyor mu?